Gør det let for de skrivende medarbejdere
Gør det let for de skrivende medarbejdere
For mange medarbejdere er det svært at lære at skrive anderledes – og endnu sværere at holde fast i de nye skrivevaner. For at hjælpe de skrivende medarbejdere med at følge sprogprojektets anvisninger kan man fx udarbejde skabeloner og termbaser.
Udarbejd skabeloner
Skabeloner har en række fordele:
- De kan lette arbejdsbyrden for den enkelte medarbejder fordi medarbejderen skal skrive mindre tekst selv.
- De kan hjælpe skribenten med at organisere informationerne i den rigtige rækkefølge.
- Når man har skrevet eller revideret skabelonens præfabrikerede standardtekst i overensstemmelse med sprogprojektets anvisninger, kan standardteksten inspirere medarbejderen til at skrive sin egen fritekst på samme måde.
- De gør det lettere at kvalitetssikre organisationens tekster fordi skabelonerne udarbejdes og revideres centralt – ikke af den enkelte medarbejder.
- Hvis man skriver i en skabelon, bliver man konstant nødt til at forholde sig til de rammer skabelonen tilbyder (i modsætning til en sprogpolitik eller andre opslagsværker som man bare kan lade stå på hylden).
Der kan selvfølgelig være situationer hvor det ikke giver mening at bruge skabeloner. Fx kan organisationens tekster være for forskelligartede til at kunne tilpasses standardskabeloner, eller it-systemet kan gøre det umuligt at arbejde med skabeloner.
Lav termbaser
En termbase kan principielt være en ordliste hvor medarbejderne kan slå et ord op og se om det bør erstattes med et andet, eller hvordan det kan forklares for læseren. Det kan også være en database hvor man kan søge på bestemte ord, fx fagord, og få forslag til hvad man kan skrive i stedet for.
Termbaser har en række fordele:
- Det er besværligt for den enkelte medarbejder at sidde og udtænke forklaringer og alternativer til fx de vante fagord. Desuden kan det føre til en del usikkerhed, for hvordan kan man som medarbejder vide at erstatningen for fagordet eller forklaringen er god og dækkende?
- Hvis termbasen kan integreres i organisationens it-system, kan medarbejderen få respons på sit ordvalg mens han eller hun skriver: Hvis medarbejderen skriver et ord der bør forklares eller erstattes med et andet, kan systemet gøre medarbejderen opmærksom på det.
- Termbaser er ikke kun nyttige for de skrivende medarbejdere, men kan bruges til mange formål i hele organisationen.
Du kan læse mere om termbaser på DANTERMtechnologies' hjemmeside.
