Skab opbakning
Skab opbakning
Til sprogprojektet har man typisk brug for løbende opbakning fra mindst to medarbejdergrupper: organisationens ledelse og de skrivende medarbejdere. Her er 3 argumenter der kan bruges til at skabe opbakning hos den ene eller begge medarbejdergrupper, og 2 forslag til hvordan du kan sikre projektet løbende opbakning.
Argumenter for at sætte et sprogprojekt i gang
1. Et sprogprojekt gavner organisationens image
Organisationens sproglige ansigt udadtil har stor betydning. Klar og korrekt sprogbrug styrker organisationens troværdighed og omdømme, forbedrer kontakten til borgere og kunder og er med til at modvirke klager og dårlig omtale. Klar og korrekt sprogbrug kan også være en måde at udmønte organisationens værdier på.
2. Et sprogprojekt gavner bundlinjen
Ikke alle organisationer har et overblik over hvor meget tid de egentlig bruger på at skrive tekster. Sprogopgaverne er ofte fordelt på mange medarbejdere, og dokumenterne passerer ofte flere hænder end man tror, på deres vej fra det første udkast til det endelige produkt.
En sammenhængende sprogpolitik der tager højde for virksomhedens forskelligartede tekstgenrer, redigerings- og korrekturgange og den efterfølgende distributions- og/eller oversættelsesproces, kan spare mange penge.
Svært forståelige tekster kan gøre det nødvendigt at bruge mange resurser på at forklare modtagerne hvad der står i teksterne, fx fordi modtagerne ringer til organisationen med spørgsmål eller udfylder tilsendte skemaer forkert. Du kan læse et eksempel på hvordan man kan undersøge hvor mange resurser der bruges på borgerhenvendelser her.
3. Et sprogprojekt kan knyttes til relaterede projekter
I mange organisationer foregår alt arbejde i et bestemt it-system, og mulighederne for at ændre i organisationens standardtekster afhænger af hvilke muligheder man har for at ændre i de tekster der ligger i it-systemet. Udskiftningen af organisationens it-system kan være en glimrende anledning til tage organisationens (standard)tekster op til kritisk revision.
Hold opbakningen ved lige
Efter man har fået støtte til at igangsætte et sprogprojekt, har man brug for opbakning til at fortsætte projektet og til at sikre at medarbejderne opfatter projektet som relevant og følger anvisningerne for godt sprog og gode tekster.
1. Lyt til forskellige medarbejdergruppers problemer – og gør noget ved dem
Selvom der er enighed om at der er noget galt med organisationens tekster, så er det ikke sikkert at alle er enige om hvad problemet er. Nogen mener måske at der især er problemer med formalia: Står kommaet rigtigt, og skal man bruge bindestreg i Økonomi- og Erhvervsudvalget?
Fra sprogkonsulentens eller kommunikationsmedarbejderens perspektiv drejer problemerne sig måske snarere om at teksterne er indforståede eller uvenlige.
Sørg for at imødekomme andre behov end dem du selv synes er de allervigtigste. Fx ved at tilbyde et kommakursus til interesserede medarbejdere, eller ved at lave en vejledning i brugen af store og små bogstaver i organisationens tekster (se også Sprognævnets vejledning Hedder det IT afdelingen, it-afdelingen eller It-Afdelingen?). På den måde oplever medarbejderne at projektet er med til at løse deres specifikke problemer.
2. Fasthold fokus på projektet
Informer om projektet, både hos ledelse og medarbejdere. Skriv fx klummer, artikler og sprogtips til intranettet eller medarbejderbladet, lav sprogquizzer, og udnævn og præmier månedens bedste tekst.
